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Prokrastination: Aufschieberitis verstehen und entwaffnen

Gerne schieben wir Aufgaben vor uns her, auch und gerade jetzt, wo wir anders arbeiten als sonst, unsere Tage einem ungewohnten Rhythmus folgen. Lesen Sie hier, wie Sie der „Aufschieberitis“ – in der Fachsprache: Prokastination – wirksam begegnen können.

Aufschieberitis ist eine gemeine Falle. Sie täuscht uns vor, dass wir etwas verschieben, um stattdessen etwas Schöneres zu tun. Doch insgeheim macht sie uns unzufrieden. Denn wir wissen, dass wir die Zeit nicht optimal genutzt haben, Wichtiges nicht erledigt wurde. Aufschieberitis ist mehr als nur das Vertagen einer Aufgabe, weil man zum Beispiel gerade einfach einmal keine Lust dazu hat. Dahinter kann etwa Unsicherheit stecken, Unbehaben wegen einer unangenehmen Situation oder die Angst vor einer schwerwiegenden Entscheidung, die getroffen werden muss.

Die Ursachen für das Aufschieben sind also vielfältig. Wir haben Vorschläge gesammelt, wie Sie diese bekämpfen können.

 

1. Die Aufgabe ist zu groß oder zu komplex. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen.

  • Nehmen Sie sich die Zeit, die Bearbeitung eines umfassenden Projekts zu planen. Untergliedern Sie die Aufgabe in Teile, die Sie bewältigen können. Der Gedanken an einen 100-Kilometer-Marsch würde uns die Kräfte rauben, doch können wir alle bis zum Ende der Straße gehen.
  • Setzen Sie sich Teilaufgaben und für die Erledigung jeder Teilaufgabe eine Frist. So werden Sie auch eine größere Aufgabe, an deren Ausmaß Sie noch nicht gewöhnt sind, mit Bravour erledigen.
  • Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, seien Sie offen für Tipps und nehmen Sie Hilfe an.
  • Besprechen Sie regelmäßig im Team, was die nächsten, wichtige Schritte sind, setzen Sie gemeinsam Prioritäten.

2. Eine schwierige Entscheidung ist zu treffen. Sie wissen nicht, was Sie tun sollen.

  • Schätzen Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Entscheidung ab. In unserem Kulturkreis scheint Entschlussfreude bewundert zu werden und bei unwichtigen Entscheidungen kann dies die richtige Haltung sein. Treffen Sie unwichtige Entscheidungen schnell, damit nicht unnötiger Perfektionismus das Fortkommen behindert. Entscheiden Sie also zuerst, wann zu entscheiden ist.
  • Holen Sie alle relevanten Informationen ein, die Sie für die Entscheidung benötigen, und lassen Sie sich von erfahrenen / kompetenten Leuten beraten. Denken Sie aber daran, dass Sie nie über alle Informationen verfügen werden.
  • Listen Sie alle Möglichkeiten auf, auch die unwahrscheinlichen. Legen Sie dann für jede Möglichkeit eine Liste von Vor- und Nachteilen an.
  • In der Zeit, die bis zur Entscheidung verbleibt, sollten Sie sich darüber nicht den Kopf zerbrechen. Fällen Sie die Entscheidung nicht wieder und wieder neu. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Recherche.
  • Zu dem Zeitpunkt, den Sie für die Entscheidung bestimmt haben, setzen Sie sich hin und treffen die Entscheidung.
  • Handelt es sich um eine Entscheidung von großer Tragweite, schlafen Sie eine Nacht darüber, ehe Sie sich endgültig festlegen. So hat das Unbewusste die Chance, seinen Teil dazu beizutragen. Es kann gut sein, dass Sie aufwachen und die Antwort wissen.
  • Haben Sie sich festgelegt, betrachten Sie die Sache als abgeschlossen. Denken Sie nicht weiter darüber nach.

3. Mit der Sache hängt etwas Unangenehmes zusammen. Damit möchten Sie sich nicht befassen.

  • Zur Aufgabe gehört vielleicht, dass Sie jemand gegenüber treten, einen Gefallen erbitten oder etwas riskieren müssen. Analysieren Sie, was genau Ihnen Unbehagen bereitet. Vielleicht entdecken Sie ein tiefergehendes Problem, das Sie auf einer anderen Ebene angehen können (z. B. Kurs in Selbstbehauptung oder Rhetorik belegen).
  • Stellen Sie die Bilanz der Vor- und Nachteile eines Aufschubs auf. Sie ist meist ziemlich einseitig, und die Nachteile eines Aufschubs überwiegen bei weitem. Also geben Sie sich einen Ruck und gehen die Sache an!

Führung heißt: Entscheidungen zu treffen

Als Führungskraft müssen Sie ständig Entscheidungen treffen. Neue Projekte anstoßen. Etwas tun, das Sie noch nie getan haben... Wann immer Sie dabei aufschieben, ist es ein Zeichen dafür, dass etwas in Ihnen sich dagegen sträubt. Da hinzuschauen lohnt sich. Wovor haben Sie möglicherweise Angst? Und warum? Wozu keine Lust? Was ist Ihnen nicht klar? Wo stehen Sie eigentlich gar nicht hinter? In unseren Workshops und Coachings schauen wir uns diese Fragen an und finden die Antworten dazu. So gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse über sich selbst, die Ihre Führungskompetenz weiter stärken.
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4. Ihnen macht die Aufgabe keinen Spaß.

  • Achten Sie einmal genau darauf, welche Aufgaben Ihnen keine Freude bereiten, und notieren Sie sich diese. Im Team können Sie nun gemeinsam schauen, wo die Stärken der einzelnen liegen und welche Aufgaben Sie abgeben oder tauschen können.
  • Halten Sie sich bei unliebsamen Aufgaben vor Augen, welches Bedürfnis mit dieser Aufgabe erfüllt wird und achten Sie auf Ihre Haltung/Einstellung. Beispiel: Sagen/Denken Sie nicht: Ich muss die Rechnungen stellen. Sondern: Ich entscheide mich, die Rechnungen zu stellen, da es mir wichtig ist, dass meine Firma Geld einnimmt.

5. Sie lassen sich schnell ablenken.

  • Vereinbaren Sie im Team eine tägliche Ruhearbeitszeit (z. B. von 9-11 Uhr), damit Sie für mehrere Stunden am Stück hochkonzentriert und ohne Unterbrechungen arbeiten  und so die wichtigsten Aufgaben des Tages abarbeiten können. Für diese Zeit legen Sie ein (oder mehrere) Teammitglied(er) fest, die den Telefondienst übernehmen und nur äußerst wichtige Anrufe durchstellen.
  • Um den anderen Teammitgliedern zu signalisieren, wann Sie außerhalb der Ruhearbeitszeit konzentriert arbeiten bzw. nicht gestört werden möchten, können Sie sich ein Ampelsystem anlegen: Bauen Sie an einem zentralen Platz in Ihrem Büro eine Stellwand auf mit den Namen aller Teammitglieder nebeneinander. Darunter bekommt jedes Teammitglieder jeweils drei Zettel zugeordnet: rot, gelb und grün. Rot steht für: Ich möchte hochkonzentriert arbeiten. Bitte stört mich nur in Not(!)fällen. Gelb steht für: Wenn möglich, möchte ich nicht gestört werden. Wichtige Fragen beantworte ich gern. Grün steht für: Ihr könnt jederzeit zu mir kommen oder mich anrufen.
  • Für die Ruhearbeitszeit und die roten und gelben Phasen ist es ratsam, wenn möglich, die eigene Bürotür zu schließen, sodass die Telefonate anderer und andere Geräuschkulissen nicht stören.
  • Auch E-Mails verleiten uns immer wieder dazu, uns ablenken zu lassen. Schließen Sie Ihr E-Mail-Programm in der Ruhearbeitszeit und immer dann, wenn Sie hochkonzentriert arbeiten möchten. Versuchen Sie grundsätzlich, Ihre Mails nur alle 2 Stunden zu checken und vereinbaren Sie im Team, dass wichtige Angelegenheiten nicht per E-Mail geschickt, sondern direkt besprochen werden. 

6. Sie sind ziemlich niedergeschlagen, Ihnen fehlt die Kraft.

  • Hier können Sie nach der BANJO-Methode vorgehen: Blow A Nasty Job Off (erledige das Unangenehmste zuerst). Es funktioniert wie folgt: Sie sind ein wenig niedergeschlagen – vielleicht erst um halb drei nachmittags. Oder vielleicht auch gleich am Morgen.
  • Werfen Sie nun einen Blick auf die Liste der Aufgaben des Tages. Suchen Sie sich die unangenehmste aus, diejenige, auf die Sie sich am wenigsten freuen. Erledigen Sie diese Aufgabe auf der Stelle. Oft ist das eine Sache von wenigen Minuten und ihre Erledigung bedeutet einen psychischen Auftrieb, der sehr viel Kraft spendet. Der Rest des Tages scheint plötzlich ganz einfach zu sein.

7. Sie kommen am Morgen / Nachmittag schwer in Schwung.

  • Gewöhnen Sie sich an, wenige Minuten nach Ankunft am Schreibtisch ernsthaft an die Arbeit zu gehen. Setzen Sie sich als Regel: „Ich werde spätestens zwei Minuten nach meiner Ankunft am Schreibtisch mit der geplanten Arbeit beginnen.“ Wissen Sie bei einer vielschichtigen Aufgabe nicht genau, wo Sie anfangen sollen, fangen Sie einfach irgendwo an.
  • Schneiden Sie naheliegende Fluchtwege ab. Eine der einladendsten Möglichkeiten, einer unangenehmen Aufgabe zu entkommen, ist eine leichtere, dringliche Aufgabe. Dies ist der Grund dafür, dass unaufgeräumte, papierübersäte Schreibtische zu Ineffektivität führen. Räumen Sie also Ihren Schreibtisch auf, schließen Sie die Tür und setzten Sie sich möglichst so, dass Ihr Blick nicht aus dem Fenster oder auf andere fällt.
  • Stecken Sie sich jedes Mal, wenn Sie meinen, ein Anfall von Aufschiebelust stehe unmittelbar bevor, einige Sofortziele. Machen Sie ein Spiel daraus, diese sofort anzugehen.

8. Sie können Dinge schlecht zu Ende führen.

  • Untergliedern Sie auch hier große Aufgaben in Teilaufgaben. Bringen Sie die Selbstdisziplin auf, erst eine Aufgabe zu erledigen, ehe Sie an die nächste gehen.
  • Belohnen Sie sich für abgeschlossene Aufgaben oder Teilaufgaben mit einer Tasse Kaffee, fünf Minuten Zeitungslektüre, einem Schwatz mit einem Kollegen oder einer anderen Wohltat nach Ihrem Geschmack.

9. Sie haben immer das Gefühl, Zeit sparen zu müssen.

„Zeit ist Geld“, so hören und lesen wir es immer wieder. Unsere Schlussfolgerung ist dann zumindest konsequent: Wer Zeit spart, hat mehr davon. Eine Illusion. Denn wenn es um Zeit, Zeitgewinn oder sinnvolle Zeit geht, dann funktioniert auch in der realen Welt eines nicht: Zeitmanagement. Anders als bei Geld lässt sich Zeit nicht anlegen oder sparen wie auf einer Bank. Wenn wir versuchen, Zeit zu sparen, führt das meist dazu, dass die Zeit eher knapper wird. Denn die Paradoxie ist es, dass wir Zeit gewinnen, je mehr Zeit wir verschwenden.
Wie wir mit Zeit umgehen, ist eine Konsequenz unserer (meist unbewussten) Denk- und Entscheidungsmechanismen.

Drei Gedanken können uns helfen:

  • Wir werden immer etwas verpassen, egal wie gut wir Zeit planen.
  • Schöne Momente kommen oft ungeplant, aber sie kommen immer wieder…. Haben wir vielleicht einen versäumt? Freuen wir uns auf den nächsten. Augen aufmachen!
  • Sich immer weiter zu optimieren führt nicht zu mehr Zeit, sondern zu mehr Stress. Nicht Zeitmanagement, sondern Energiemanagement mit Momenten der Muße fördern die Lebensqualität.

Zeit wird dann zu einem besonderen Erlebnis, wenn Beziehung und Begegnung möglich sind. Begegnung mit anderen Menschen, der Natur, der Musik... Resonanz-Phänomen nennt das die Wissenschaft. Zeit dehnt sich dann nicht nur aus, sondern bekommt auch Tiefe.

Tipp:

Schaffen Sie sich einen „Zeit-Raum“

Gönnen Sie sich nicht nur Zeitfenster, sondern auch einen Ort zu Hause, im Unternehmen, wo Begegnung mit sich selbst (und später auch wieder mit anderen Menschen) möglich ist. Die Kaffee-Ecke, die Küche, ein Stehtisch, eine Bank im Freien... Und damit es nicht beim guten Vorsatz bleibt, geben Sie diesem Platz einen Namen, der verlockend klingt, wie zum Beispiel „der Nichts-Zeit-Raum“, „die Zeit-Oase“, „die Voll-Zeit-Lounge“, „der Frei-Raum“, „das Hobby-Zeit-Zimmer“. Und um zusätzlich das Unbewusste anzusprechen, lohnt es sich, den Raum so attraktiv, gemütlich und individuell wie möglich zu gestalten. Eine Schüssel mit Gummibären hilft kolossal. : )) Das allerbeste dabei ist…. (Innere) Konflikte lösen sich bisweilen schon bei einer gemütlichen Tasse Kaffee.   

Zeit für Reflexion. Raum für Gedanken und Austausch.

Tauchen Sie gemeinsam mit anderen Führungskräften ein in die Welt von Herz und Hirn. Sinnieren Sie in aller Ruhe über Führung und Selbstführung, über Vertrauen und Verbundenheit, lösen Sie äußere Blockade und innere Konflikte auf. Und spüren Sie hinein in eine Arbeitswelt, die geprägt ist von Klarheit, Wohlwollen und Ermutigung. Unsere Workshops geben Ihnen dazu Zeit und Raum.
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